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2008年3月5日 星期三

複雜的excel跟word合併列印

要列印一些表格資料,使用word加Excel來做合併列印是比較方便的,有時候我們要把一些相同的資料列印在同一個表格中,合併列印沒辦法解決,要在Excel先把資料處理過,比如word的表格有10列,可是相同資料A只有6筆,就必須補4筆空白列,不然A資料會跟B資料列在同一頁,底下會解說如何解決這個問題.
1.在word先把合併列印的工具列打開 2.按第一個主文件設定 3. 選一般word文件(N) 4.選開啟資料來源 5.選你要合併的來源Excel檔案 6.選您存資料的sheet 7.按插入合併欄位 8. 將您要的欄位加入到word中 9. 如果一頁要顯示多筆,必須在每一筆的最後加入Next Record(下一筆紀綠) 10. 注意:最後一筆記錄不用加Next Record,因為換頁會自動加入 11.按下檢視合併資料 12.會預先顯示合併後的資料 13. 按下合併至新文件 14. 選要合併的記錄 15.發現不同的人,會顯示在同一頁 16.在Excel中如果不是2筆的倍數,則要手動加入一列空白 ,因為這個步驟太麻煩了.所以我寫了底下一支程式自動補空白列,專門處理這個問題. 17. 我寫了一支自動加入空白的程式,請到http://272586.blogspot.com/2007/04/blog-post_28.html,將您要處理的資料放在來源,第一行的資料(姓名)是比對的要素變數名稱則是要以幾筆為一頁 18. 按下自動補空白列 ,會將結果放在目的,再把這些資料copy到Excel中 19. 再合併一次,則相同的人會顯示在同一頁.

Excel VBA版本: http://blog.bestdaylong.com/2009/08/excelexcel-vba.html

30 則留言:

0 提到...

您好,我有看到您的另一篇文章>使用Excel合併列印,由於我看不太懂,所以特地寫此意見向您請教.
我在公司是做文書的,常要套一些表格什麼的,近期要套一個表格,並且使用合併列印,但word要製做表格並進行調整有點麻煩,想問問您,如果我要在Excel裡套入大量的資料,我該怎麼做,我一直找不到相關的文章,能不能請您教教我,謝謝.

一整天 提到...

0您好:
Excel中並沒有合併列印的功能,如果您要在Excel中合併只有自己寫vba程式合併.

petty 提到...

您好...目前我的工作上需要處理大量的資料..看完您這一篇文章..對我最近的工作有大大的幫助...只是我仍然遇到問題..您此篇文章是針對在一頁WORD中合併一個欄位...此部分我是沒有問題...但現在我則需要在同一頁WORD中再合併二欄(即A欄位合併第一筆資料.B欄位合併第二筆資料.資料來源皆自EXCEL的同一工作表)...結果合併出來的資料卻不正確....請問有何解決方法?

一整天 提到...

petty您好:
方便寄給我您的合併資料,並說明合併後要變成如何,我才方便幫妳看看有沒有什麼解決方法.ps:資料可以提供測試的假資料.我的email在首頁的右上方有.

小人物 提到...

一整天你好:
您提到的excel 合併列印的說明中輔助的程式“自動補空白列”是我已經在網路上找很久卻找不到的答案,很感謝你可以提供這樣的資訊解決我長久以來的問題,但是我卻無法把這程式複制至我的電腦來,請問要如何做呢?
因為要做的資料是每月一直從複且很大量的資料,真的可以減化我很多的時間,請你指教..謝謝!!

一整天 提到...

小人物您好:
您可以連到精簡版的網址
http://f272586.googlepages.com/272586.htm
再把網頁另儲到您的電腦就可以,這兩天我會寫一個Excel版的,寫好我會再通知您.

小人物 提到...

真的是非常感謝您的協助,有您的大力幫忙,相信對我的工作而言真的是大大的提升效率。

一整天 提到...

小人物您好:
Excel版自動補空白列的網址
http://272586.blogspot.com/2009/08/excelexcel-vba.html

soun 提到...

一整天大大您好:
想請問您一下,在Excel裡有辦法用顏色來排序嗎.麻煩您了..謝謝!

一整天 提到...

soun您好:
在Excel 2007可以做到您要的功能.您可以參考
http://office.microsoft.com/zh-tw/excel/HA102125901028.aspx?pid=CH100648451028
如果是Excel2003或是之前的版本,只能新增一欄,並透過撰寫Excel VBA將顏色讀入欄位,再以新增欄位排序。

Mason 提到...

小弟有個合併列印的問題要請教您,但必需檔案給您看比較好解釋,不知要如何給您? 謝謝。

一整天 提到...

Mason您好:
我的Email在首頁右上方就可以看到.

Amy 提到...

您好:
想套繳款單,每筆需套出三聯(要給三單位)三張A4 WORD檔,該怎麼做?我現在用最笨的方法是把WORD分成三個檔,分三次套,是否可以讓它每筆連續套?
另一個問題是EXCEL套至WORD的數字千分位符號沒顯現出來,如何讓他顯示呢?
以上問題可否幫我解決?謝謝!

Amy 提到...

您好:
想套繳款單,每筆需套出三聯(要給三單位)三張A4 WORD檔,該怎麼做?我現在用最笨的方法是把WORD分成三個檔,分三次套,是否可以讓它每筆連續套?
另一個問題是EXCEL套至WORD的數字千分位符號沒顯現出來,如何讓他顯示呢?
以上問題可否幫我解決?謝謝!

Amy 提到...

您好:
想套繳款單,每筆需套出三聯(要給三單位)三張A4 WORD檔,該怎麼做?我現在用最笨的方法是把WORD分成三個檔,分三次套,是否可以讓它每筆連續套?
另一個問題是EXCEL套至WORD的數字千分位符號沒顯現出來,如何讓他顯示呢?
以上問題可否幫我解決?謝謝!

一整天 提到...

Amy您好:
如果您是一頁一筆資料,可以在第一頁到第二頁中加入前一筆紀錄,這樣第二頁的資料就會跟第第一頁一樣,第二頁到第三頁一樣,最後一頁不要再加入,因為會自動換下一筆.

另一個問題,可以參考
WORD文件合併列印時,如何維持資料來源EXCEL檔案之資料格式
http://272586.blogspot.com/2009/03/wordexcel.html
或是
word的數字格式化
http://272586.blogspot.com/2008/11/word.html

demasum 提到...

一整天你好..
多謝你的文章發表..
我因為要整理醫院評鑑資料..
你的教學幫了我一個大大的忙...呵呵..
我不用對重複的東西..一直key.一直key..
像個老傻瓜..謝謝!謝謝!..

一整天 提到...

demasum您好:
很高興看到我寫的教學對您有幫助,也謝謝您上來留言。

Taylor 提到...

請問一下合併列印在Word 2007要去開啟Excel 中的資料時, 它卻看不到Excel中已經建好的資料表, 要如何解決?

Unknown 提到...

一整天大大您好:
看了您的教學,讓我解決了工作上整理資料分頁的困難,但有一點還想再請教,就是關於頁碼,在sheet中要一次列印全部資料時,excel內設的頁碼都是第?頁/總頁數,若我將sheet中的資料如這篇教學中分類並分頁且一次列印,有無可能依分類顯示各自的「目前頁數」及「總頁數」?之前我有在知識+發問(問題連結),尚無解答,還請指教,謝謝。

一整天 提到...

Taylor您好:
我試著在word2007操作您說的問題,但是沒有您描述的原因,您是每個Excel都無法看嗎?可以試者換台電腦試看看.

一整天 提到...

Unknown您好:
我幫您寫了一個
在Excel中自動填入頁數及總頁數
http://272586.blogspot.com/2010/10/excel_18.html
這個就可以解決您的問題.

明子 提到...

一整天您好:
謝謝您的小程式,很方便很讚!!
謝謝您!

Hank Chang 提到...
作者已經移除這則留言。
chang wendy 提到...

您好:
我想要詢問過去您回答amy的問題「Amy您好:
如果您是一頁一筆資料,可以在第一頁到第二頁中加入前一筆紀錄,這樣第二頁的資料就會跟第第一頁一樣,第二頁到第三頁一樣,最後一頁不要再加入,因為會自動換下一筆.」
想請問一下,「加入前一筆紀錄」要去哪裡點選~謝謝

另想請問大大熟悉openoffice嗎,我現在想使用其合併列印功能使用上述技巧,請問大大知道openoffice有這項功能嗎,謝謝

一整天 提到...

chang wendy您好,
word沒有"加入前一筆紀錄",那時候寫錯了,您可以把第一頁的合併結果複製到第二頁或是第三頁,因為合併列印後會自動加入下一筆紀錄,這樣就會都是一樣的.
openoffice我沒有接觸,所以無法提供您意見.

Roy Chen 提到...

大大你好,
我在word使用合併列印功能,將excel資料匯入到word後,
例如: excel裡面有10筆資料,匯入到word後,也會有10筆資料,但卻只有一個word檔
是否可以將10筆資料 個別存檔出來? 另外是否也可以將10筆資料的檔案名稱設定為我要的檔案名稱?
以上如果可行,是否請幫忙解惑? 謝謝幫忙喔

蔡明和 提到...

您好,
http://blog.bestdaylong.com/2009/02/word.html
將word檔案依節另存為檔案

高麗菜 提到...

請問我有二頁須列印成雙面,第二頁如何合併列印

蔡明和 提到...

高麗菜您好,
可以麻煩您到http://discuz.bestdaylong.com/(彰化一整天的論壇) 張貼問題(可貼圖及上傳檔案),方便我了解您的問題.

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很多人問我為什麼叫"一整天",其實這是有原故的.有一天看一本書.就是說如何介紹自己.裡面說到如何讓別人對你的名字有印象.就要讓別人跟你的名字或是身體的一些特徵有關.比如很胖.就會被別人取小胖或是胖子.或是跟名字有關的諧音,那天看布袋戲中有一個叫”一頁書”的角色.所以我就想我的名字.可以想出什麼字出來.結果我把我的名字"明和",拆成日月和,日月和在一起,就代表白天晚上都在一起.就取名為"一整天",而這個"一整天"跟我的名字有關也方便別人記憶,後來發現"一整天"這個名詞太常被用,所以就在"一整天"前面加上"彰化"變成"彰化一整天",為什麼要加彰化.因為我老家在彰化,所以以後別人要找我的部落格的話.我都會跟他們說,請到yahoo或是google打"彰化一整天"第一筆出現的就是我的Blog. PS:現在只要輸入"一整天"可以找到.

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