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2018年1月7日 星期日

【Excel教學】如何利用函數countif及篩選找出重覆資料

Excel中的countif是有條件的計算出現次數函數,我們可以利用它的特性,在某一固定資料中,查詢自己出現的次數,若是沒有重覆則會出現1,出現2代表重覆2次,3代表3次.....,最後再利用篩選選出數字是大於1的就是重覆資料,我利用新北市提供的常用1200單字做範例,有些英文詞性不同,解釋也不一樣,請試著將這些有多個意義的單字找出來。

1.因為要複製公式,所以範圍內的數字前面要加上$號

2.加入$號的範圍,複製後範圍數字不會變化

3.點選【資料】/【篩選】

4.選取大於1的數字按下【確定】

5.就會出現只有重覆的資料

6.若要取消篩選只要在按一次【篩選】就會顯示全部資料
範例檔案下載: http://download.bestdaylong.com/f507.htm

2017年12月26日 星期二

【Excel教學】Excel的find與search的差異性

今天在解決問題時,發現find與search都是尋找字串的功能,兩者有何差異,試了一次發現Find函數是大小寫之分且不能使用萬用字元*或是?,search無大小寫之分,可以用萬用字元。

1.公式的執行結果

2.公式內容
範例檔案下載: http://download.bestdaylong.com/f501.htm

2017年12月12日 星期二

為什麼用excel的countif無法計算日期區間的次數

這是網友來信問的問題,因為日期的觀念很重要,所以詢問後可以來他的例子來做教學,我們之前有講過excel的日期看起來是文字,但是用數字來儲存,在excel的日期只可以接受(西元年/月/日)的格式,輸入後會自動靠右對齊,這次網友的日期是(月/日/西元年),在某些軟體上它是日期格式,但是在excel它是文字,所以要利用函數來將最後的西元移到前面,再用datevalue來變成日期,這樣才可以使用日期區間來查詢,若是文字日期的話,會逐一由左往右比大小,您會發現2月比11月大的現象出現。

範例檔案: http://download.bestdaylong.com/f496.htm

1.網友的問題說明

2.先用函數將日期改正確

3.這裡會正確是因為用到11月

4.若將它改成2/3結果就不正確了

2017年12月10日 星期日

EXCEL如何跨欄位做比較找出最高達成率

公司的每一廠都會有【目標】【實績】【達成率】,今天要找出最高達成率時,若是用函數max則會因為達成率是小數點,所以會先找到目標,除了跳著選【達成率】(最多只能選255個),另一個的解法,就是使用陣列公式,大部分的說明都是寫按【Ctrl】+【Shift】+【Enter】,今天我跟同學講,他說怎麼按都是0,最後直接打電話給我,發現剛用陣列公式的人,會不知道要怎麼按,以為是輸入後再按,或是同時按下那三個按鍵,正常是在輸入完公式,不要按【Enter】,要改成Ctrl】+【Shift】+【Enter】,若您公式輸入完畢,要將一般公式變成陣列公式,可以按【F2】或是在編輯模式時,先按住[Ctrl]+[Shift]不放,最後再按Enter,再一起放開,就會自動在公式前後加上{}。

1.方法1,按住Ctrl跳著選達成率

2.輸入陣列公式但是結果為0

3.在輸入模式,先按住[Ctrl]+[Shift]不放,最後再按Enter,再一起放開

4.若有輸入成功前後面會自動加入{}
範例檔案: http://download.bestdaylong.com/f495.htm

2017年12月8日 星期五

Excel VBA如何不寫迴圈就可以知道資料的欄數及列數

之前都是用迴圈去讀取資料有多少筆,後來改成用SpecialCells來讀取,最近發現有網友會在資料範圍外,不小心有輸入資料時,就會造成誤判,最後改成用end從最高列數往前找到最後一筆。

1.在資料範圍外有輸入數字

2.SpecialCells就會找到那一欄

3.改成用End的方式來解決

2017年11月30日 星期四

如何利用Excel的vlookup來製作車輛維修總表

同學問如何利用vlookup來查詢相同的第二筆或第三筆,我說vlookup只能找到第一筆,若是要找到第1筆以外的,就要想辦法把它變成惟一,可以利用countif的相對與絶對位置做到每筆相同時,它出現的次數,最後再利用vlookup就可以完成其他部分。
範例檔案下載: http://download.bestdaylong.com/f492.htm

1.這是原本的資料

2.加入輔助1用countif計算出現時是第幾次

3.輔助欄位2將車牌與輔助欄位1變成惟一

4.用vlookup查詢到會顯示數字

5.把它改成自訂的日期格式,再往右往下複製完成

2017年11月28日 星期二

在excel如何計算分數佔全班的比例

學校註冊組收到一份公文,要統計各個入學管道的分數分佈比例,這時候可以用PERCENTRANK或是用rank加上counta來解決,但是若是同分太多人時,會影響到結果,這一點是要注意的。

1.來文要求的格式

2.用函數percentrank

3.再用if顯示結果

4.使用rank再配合counta算出比例

5.若100分太多人,則前25%就變成無法顯示
範例檔案下載: http://download.bestdaylong.com/f491.htm

2017年11月24日 星期五

Excel VBA執行時出現【程式碼的執行已被中斷】的解決方法

有人問我為什麼VBA以前可以執行,現在都要出現【程式碼的執行已被中斷】按【繼續】才可以正常執行,用F8單步偵錯都不會有問題,只要按F5就會出現,把程式停的那一行複製到即時視窗執行也可以正常,使用on error resume也是一樣出現,最後找到的解決是在程式一開始時用Application.EnableCancelKey = xlDisabled,來讓cancel的功能失效,最後執行結束前再使用Application.EnableCancelKey=xlInterrupt將它恢復。

1.出現的錯誤

2.在sub開始之後加入Application.EnableCancelKey = xlDisabled

3.在end sub之前加上Application.EnableCancelKey = xlDisabled

2017年10月19日 星期四

【解答】為什麼我用函數sum算學分數加總是錯誤的?

在excel中若您的儲存格格式原本是文字,把它改作通用格式時,原本的文字數字不會自動數字,要儲存格有變更才會有作用,那excel要如何知道是文字數字或是純數字,可以看輸入後資料是靠右顯示(數字),靠左顯示(文字),但是一般人為了美化都會將數字置中對齊,以致於無法用這個規則來判斷,在excel2003是沒有任何提示,在excel2007會在儲存格左上角用綠色三角形來提醒,但是在excel2010它的提醒變成淺黃色,不仔細看會看不清楚,在excel2013又變成沒有顯示,excel2016則又變藍色提示,最簡單判斷方式,就是將數字複製到沒有設定的儲存格,選擇貼上值,就會清楚的看出來。

1.在excel2003上,學號A002的學分數3左上角沒有任何提示

2.在excel2007上,學號A002的學分數3左上角有綠色三角提示

3.在excel2010上,學號A002的學分數3左上角有淺黃色三角提示

4.在excel2013上,學號A002的學分數3左上角沒有任何提示

5.在excel2016上,學號A002的學分數3左上角又有綠色三角提示

6.若數量少可以點選左上,按【轉換成數字】

7.若您選擇勿略則上角的三角形會不見,格式是通用也不會顯示

8.利用公式會自動轉換型別的特性用加0來強迫變成數字

9.再選擇性貼上,選貼上值

10.所有的學分數加總就變成正常
範例檔案下載: http://download.bestdaylong.com/f483.htm
有問題的學分加總

2017年9月25日 星期一

excel功能區和儲存格格式的跨欄置中差異

在Excel會有二個地方有跨欄置中,一個是功能區的跨欄置中,這個會將儲存格合併成一格,另一個是在儲存格格式的跨欄置中,這個顯示時感覺是合併儲存格的跨欄置中,但是只是一個儲存格有作用,但是在VBA中,若有使用columns來選取欄位時,使用功能區的跨欄置中,會將合併的欄位都選取,而用儲存格格式的跨欄置中,則只會選取單一欄位。

1.用功能區的跨欄置中,是合併儲存格再將值顯示

2.利用儲存格格式的水平【跨欄置中】,則只有選取單一儲存格

3.利用VBA的columns選取單一欄時,會將有合併存格的欄位都選取

4.另一個只會選取一欄

2017年8月29日 星期二

如何透過excel將多個PDF檔案加入不同的密碼

因為使用Arcobat PDFMake可以將pdf整批加密,但是密碼都是一樣,若您要將每個pdf檔案都設定成不同的密碼,就只能透過批次檔的方式來轉檔,到網路上找到python轉pdf加密程式,再配合excel的操作介面,讓網友可以一次輕鬆將pdf檔案加密,試用版本一次只能轉換3個檔案,若註冊則不會有檔案數量的限制,也不會每次執行都出現數量提醒。

1.解壓縮會看到4個檔案,點選PdfAddPassword.xls

2.點選【1.選取您要處理的檔案】

3.選取要加密的PDF檔案/按下【確定】

4.輸入每個檔案要設定的密碼,再點選【2.開始加密PDF檔案】

5.沒有註冊每次執行都會出現提醒畫面

6.加密完成,點選【確定】

7.加密的pdf檔案會放在原pdf檔案目錄下的output資料夾

8.開啟pdf出現請輸入密碼
檔案下載: http://download.bestdaylong.com/f468.htm

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很多人問我為什麼叫"一整天",其實這是有原故的.有一天看一本書.就是說如何介紹自己.裡面說到如何讓別人對你的名字有印象.就要讓別人跟你的名字或是身體的一些特徵有關.比如很胖.就會被別人取小胖或是胖子.或是跟名字有關的諧音,那天看布袋戲中有一個叫”一頁書”的角色.所以我就想我的名字.可以想出什麼字出來.結果我把我的名字"明和",拆成日月和,日月和在一起,就代表白天晚上都在一起.就取名為"一整天",而這個"一整天"跟我的名字有關也方便別人記憶,後來發現"一整天"這個名詞太常被用,所以就在"一整天"前面加上"彰化"變成"彰化一整天",為什麼要加彰化.因為我老家在彰化,所以以後別人要找我的部落格的話.我都會跟他們說,請到yahoo或是google打"彰化一整天"第一筆出現的就是我的Blog. PS:現在只要輸入"一整天"可以找到.

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